1. Contexto e recorte
O Polo Hub aluga espaços em dois modelos: avulso (hora ou pacote de horas) e
contrato fixo anual (12 salas). Hoje não há sistema — a operação vive na recepção.
A dor mais urgente, confirmada pela própria cliente, é a reserva de sala: exatamente o
que o TOTVS Gestão de Shopping Center (RM) não cobre. O Fluig entra pela reserva.
| Bloco | No MVP |
|---|
| A · Reserva de espaços | Núcleo, completo |
| B · Agenda geral visual | Núcleo, completo — tela que sustenta a operação |
| C · Catálogo de espaços e preços | Núcleo, completo — com autonomia total de cadastro |
| D · Contratos fixos (12 salas) | Cadastro + alertas, versão leve — fronteira com o RM |
| E · Financeiro e dashboard | Painel de leitura — financeiro robusto é território do RM |
2. Atores e acessos — 5 licenças (definido em 08/09)
| Perfil | O que faz | Licença |
|---|
| Gestão / Administrativo |
Perfil master — vê tudo: dashboard, relatórios, cadastro de espaços/preços/modalidades, contratos, aprovação de desconto, reservas |
Usuário Fluig |
| Recepção |
Operação diária: consulta agenda, cria/altera/cancela reserva, registra uso e pagamento recebido, bloqueia espaço, abre solicitação de contrato |
Usuário Fluig |
| Setor de Contratos |
Prepara contratos pelo modelo padrão, acompanha análise jurídica, dispara assinatura eletrônica, ativa contratos |
Usuário Fluig |
| Gerente operacional |
Acompanha a operação do Polo Hub: agenda, reservas e utilização |
Usuário Fluig |
| Diretoria |
Visualização — dashboard e relatórios |
Usuário Fluig |
| Cliente / empresa |
Não é usuário no MVP — é cadastro. Recebe notificações por e-mail e assina o contrato eletronicamente (o assinante não consome licença Fluig). Portal de autosserviço fica como evolução |
Sem licença |
3. Máquina de estados da reserva
Os cinco status listados textualmente pela cliente, mapeados nas cores da agenda.
| Status | Entra quando | Sai para |
|---|
| Reservada | registro criado, ainda sem definição de pagamento | Pendente, Confirmada, Cancelada |
| Pendente de pagamento | reserva aguardando quitação (prazo parametrizável — sugestão 48h) | Confirmada, Cancelada |
| Confirmada | pagamento registrado ou cortesia aprovada | Utilizada, Cancelada |
| Utilizada | check-in registrado após o uso | terminal |
| Cancelada | cancelamento manual (com motivo) ou expiração do prazo | terminal |
4. Regras de negócio
1Não pode haver duas reservas ativas para o mesmo espaço em horários sobrepostos. Validação bloqueante no salvamento, consultando a disponibilidade.
2Espaço em contrato fixo não aceita reserva avulsa durante a vigência — a sala aparece ocupada na agenda o período inteiro.
3Espaço bloqueado (manutenção, evento interno) não aceita reserva enquanto durar o bloqueio.
4O valor é sempre calculado pela tabela de preço vigente na data da reserva — a recepção nunca digita valor.
5Desconto exige justificativa e aprovação do perfil gestão. Cortesia segue a mesma alçada.
6Cancelamento exige motivo e libera a agenda imediatamente.
7Reserva pendente de pagamento além do prazo é cancelada automaticamente (timer no processo). Prazo parametrizável — sugestão de 48h, a validar.
8Todo evento de reserva registra usuário e data/hora — o histórico é nativo do processo Fluig.
9Preços, modalidades e espaços são cadastros, nunca regras fixas em código — a gestão inclui novos itens sem depender de alteração no sistema.
10Contrato (sala fixa ou franquia) só entra em vigor após o fluxo completo: preparação pelo setor de contratos → análise jurídica (48h, com escalação) → assinatura eletrônica TOTVS. Contrato vigente habilita a utilização do espaço. (Refinamento de 08/09.)
11Franquia mensal de horas (contrato de coworking): o uso é apontado contra a franquia e sai como Faturado; esgotada a franquia do mês, o excedente é cobrado como avulso. Vale pra qualquer espaço — sala, estação, estúdio. (Refinamento de 08/09.)
5. Alertas e notificações (por e-mail)
| Contexto | Notificação | Quando |
|---|
| Reserva | Confirmação ao cliente | ao registrar pagamento |
| Aviso de pendência de pagamento | 24h após o registro |
| Lembrete da reserva ao cliente | véspera (D-1) |
| Contrato fixo | Mensalidade a vencer | antes do dia de vencimento |
| Pagamento em atraso | rotina diária (07h) |
| Proximidade do término | D-30 · D-15 · D-5 |
| Gestão | Resumo diário: reservas do dia + contas em aberto | todo dia às 07h |
6. Modelo de dados (resumo)
| Entidade | Papel | Campos-chave |
|---|
frm_espaco | Espaço locável | código, nome, tipo, uso (avulso × contrato), capacidade, recursos, situação |
frm_preco | Tabela de preço com vigência | espaço, modalidade, valor, vigência início/fim |
frm_cliente | Cliente / empresa (PF ou PJ) | documento (chave única), razão social, responsável, e-mail |
frm_reserva | Entidade central | número, espaço, cliente, período, modalidade, valores, status, quem/quando (automáticos) |
frm_contrato | Contrato — sala fixa (12 salas) ou franquia mensal de horas | tipo (fixo × franquia), sala/espaço, cliente, vigência, valor mensal, franquia (h/mês) e saldo, dia de vencimento, reajuste, situação, documento assinado (TAE) |
frm_lancamento | Lançamento financeiro | origem (reserva × contrato), competência, valor, vencimento, situação |
frm_bloqueio | Bloqueio de agenda | espaço, período, motivo |
Pontos de atenção (arquitetura): a agenda varre reservas por intervalo de datas × espaço
— é o padrão de acesso que mais exige da persistência. A decisão entre ficha de formulário e estrutura
consultável pra frm_reserva e frm_lancamento em produção é parecer do arquiteto,
registrado na especificação consolidada.
7. Aderência ao BPMN
Cada regra tem endereço no diagrama reserva-espaco.bpmn — nada aqui é promessa solta.
| Regra / comportamento | Elemento no BPMN |
|---|
| Consulta e validação de disponibilidade | Task_ConsultarDisponibilidade + Gateway_EspacoDisponivel |
| Loop de alternativa quando indisponível | Task_OferecerAlternativa + Gateway_ClienteAceitaAlternativa |
| Cálculo automático do valor (regra 4) | ServiceTask_CalcularValorReserva |
| Preço faltante cai pra gestão cadastrar e recalcular | BoundaryError_PrecoNaoEncontrado → Task_CadastrarPrecoVigente |
| Alçada de desconto/cortesia (regra 5) | Gateway_DescontoOuCortesia → Task_AprovarCondicaoComercial → Gateway_CondicaoAprovada |
| Lembrete de pendência em 24h (não interrompe) | TimerBoundary_LembretePagamento → ServiceTask_EnviarLembretePagamento |
| Cancelamento automático em 48h (regra 7) | TimerBoundary_PrazoPagamento → ServiceTask_CancelarEliberarAgenda |
| Cancelamento manual com motivo (regra 6) | MsgBoundary_CancelamentoSolicitado → Task_RegistrarCancelamento |
| Pagamento e confirmação por e-mail | Task_RegistrarPagamento → ServiceTask_EnviarConfirmacaoEmail |
| Espera da data + lembrete D-1 | Timer_DataHoraReserva |
| Check-in × no-show | Gateway_ClienteCompareceu → Task_RegistrarUtilizacao / Task_RegistrarNoShow |
| Fechamento e alimentação do dashboard | ServiceTask_AtualizarDashboard |
| Alertas de contrato fixo e resumo diário | pool Rotina diária: Subprocess_MonitorarContratosFixos, ServiceTask_EnviarAlertasEmail, ServiceTask_EnviarResumoGestao |
| Preparação do contrato pelo modelo padrão (regra 10) | pool Contratação de espaço: Task_PrepararContrato |
| Análise jurídica em 48h com escalação e loop de ajuste | Task_AnalisarJuridico + TimerBoundary_PrazoJuridico → ServiceTask_EscalarPrazoJuridico; Gateway_JuridicoAprovou |
| Assinatura eletrônica TOTVS e retorno do documento | ServiceTask_EnviarEnvelopeTAE → ManualTask_ClienteAssina → ServiceTask_ReceberDocAssinado |
| Contrato vigente habilita o uso (sala ocupada / franquia ativa) | Task_AtivarContrato → EndEvent_ContratoVigente |
8. Pendências com o cliente
Atualizado após a reunião de refinamento de 08/09. Resolvidos na reunião: licenças
(5 usuários — gestão master, recepção, contratos, gerente operacional, diretoria), formas de pagamento
(Pix, cartão, dinheiro, faturado) e assinatura (eletrônica TOTVS, faixa inicial de 50 envelopes/mês).
1Tabela de preços real — o protótipo segue com números ilustrativos sinalizados.
2Estúdios — operação ainda em definição: nome, capacidade e preços a fechar (cadastrado como "em preparação").
3Prazo de pagamento antes do cancelamento automático (sugestão: 48h).
4Política de cancelamento — multa? antecedência mínima? no-show cobra integral?
5Índice de reajuste dos contratos fixos (IGP-M × IPCA).
6Volume real de envelopes/mês da assinatura eletrônica — 50 foi estimativa assumida em reunião, flexível por faixa.
7Expectativa visual — o protótipo usa PO UI (visual TOTVS atual); o formulário nativo do Fluig tem visual próprio. Alinhar antes da entrega.